In teams is het schering en inslag….luisteren naar de ander om zelf te kunnen reageren. Nou ja luisteren…eigenlijk wordt er dus niet geluisterd, maar grijpen teamleden iedere kans om hun mening of standpunt te ventileren.

Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ook ik maak me er toch stiekem nog best vaak schuldig aan. Hoe bewust ik me er ook van probeer te zijn. Ik trap toch weer vaak in dezelfde valkuil.

Dat is killing voor diepgang in een overleg. Killing voor het opbouwen van een echte relatie met de ander(en). Killing om iets te kunnen leren van de ander. Killing om echte resultaten te boeken..

En bovenal….bewust dan wel onbewust, irritant voor de ander(en). Ik vind het in ieder geval irritant om het te ervaren als iemand dit bij mij doet.

Maar waarom doe ik het dan zelf ook? Als ik heel eerlijk ben is het naast jeugdig enthousiasme ook omdat ik me soms iets te graag wil profileren…

Waar komt deze profileringsdrang vandaan?

Volgens mij heeft dit te maken met twee grote angsten die veel van ons, diep, van binnen ervaren. Namelijk de angst er niet bij te horen en de angst om niet goed genoeg te zijn.

En dus laten we van ons horen. Door direct onze mening te geven. Door niet af te wachten, maar door iemand heen te praten. Door als er niet geluisterd wordt net iets harder te praten. Door vast te houden aan ons eigen beeld van de werkelijkheid. Door als een haantje de voorste de ander(en) te proberen overtuigen dat jouw beeld van de werkelijkheid toch echt het beste beeld is.

Ik kom dit ook regelmatig tegen in trainingen. Ik drop een stelling, mening of gedachte en er zijn altijd een paar deelnemers die hier direct een idee, mening of standpunt over in nemen. De haantjes. En er zijn altijd een aantal deelnemers de niets zeggen. De stillen. Niet dat de stillen geen mening hebben, maar ze worden vaak overbluft door de haantjes. En als ze al niet zo ‘gebekt’ zijn, dan ervaren ze ook nog eens niet de ruimte om ook hun idee te geven. Daar is simpelweg geen tijd voor. Of beter gezegd: daar nemen de haantjes alle ruimte voor in.

Hoe is dit in jouw team? Wordt er echt geluisterd naar elkaar? Mag iedereen zeggen wat hij of zij ervaart, voelt en denkt? Komt iedereen aan bod? Of zijn er vaak een paar die het hoogste woord voeren? Krijg jij eigenlijk wel voldoende de ruimte om je mening te geven?

Stel dat je bovenstaande het geval is binnen jouw team(s), wat doet dit met de energie gedurende jullie teamoverleg of teamdag?

Komt het dit ten goede? Nee, natuurlijk niet.

De energie lekt weg, agendapunten worden vaak zo effectief mogelijk afgeraffeld en daarmee tekort gedaan. De haantjes kost het energie om te overtuigen, de ‘stillen’ kost het energie om al die stortvloed aan argumenten, standpunten af te weren. En mochten de stillen al wat willen inbrengen, dan gaan de haantjes hier direct over heen..

Het kan ook anders..

Maar hoe zou het voor je zijn om te ervaren dat het ook anders kan? Dat er een manier is om agendapunten de aandacht te geven die zij behoeven? Dat er tijdens teamoverleggen of teamdagen echt naar elkaar geluisterd wordt?

Dat teamontmoetingen veranderen van debatten en dialogen? Zodat iedereen, dus zowel de haantjes als de stillen, de ruimte krijgen om te zeggen wat ze voelen, ervaren en denken?

Waardoor teamoverleggen echt effectief zijn en teamleden ervaren dat hun bijdrage er toe doet.

Start met een kapittelronde

Een briljante manier is om ieder teamoverleg of teamdag te starten met een kapittelronde. Om daarna vanuit de ‘kapittelenergie’ het teamoverleg of teamdag te vervolgen.

Het is een werkvorm die ik onlangs in de schoot geworpen kreeg door collega-trainer en goede vriend Frank Hoes.

Hoe werkt kapittelen?

Ga als team in een rondje zitten. Wijs als groep 1 persoon aan die de rol aanneemt van kapittelmeester. Deze kapittelmeester houdt de tijd in de gaten en zorgt ervoor dat het kapittelproces op de juiste manier verloopt. Hij of zij mengt zich dus niet in het inhoudelijke.

De kapittelmeester introduceert vervolgens een vraag of stelling waar de groep haar ideeën over gaat geven. Bijvoorbeeld: wat betekent resultaatgerichtheid voor mij?

Daarna is het een minuut stil. Degene die na deze minuut als eerste de ‘drang’ voelt om iets over de vraag of stelling te zeggen diegene start hiermee.

Daarna is het net zolang stil, als dat de ander gesproken heeft. Is er een minuut gesproken, dan is het, minimaal, een minuut stil. Is er 5 minuten gesproken, dan is het, minimaal, 5 minuten stil. De kapittelmeester houdt zoals gezegd in de gaten of dit proces goed verloopt.

Tijdens het kapittelen schrijven de deelnemers in stilte antwoorden, gedachten, etc op die bij hun binnenkomen. Deze gedachten kunnen hardop tijdens de kapittelronde gedeeld worden, maar hoeft niet perse.

Na 20 tot 30 minuten* kapittelen stopt de kapittelmeester de ronde. Daarna vraagt hij iedere deelnemer het belangrijkste wat hij of zij uit de kapittelronde heeft gehaald. Deze informatie schrijft hij op bijvoorbeeld een flip-over.

Als er daarna de behoefte bestaat om een punt van de flip-over verder uit te diepen, start het kapittelproces opnieuw. Dit kan onder begeleiding van dezelfde kapittelmeester of door het aanwijzen van een nieuwe kapittelmeester.

*20 tot 30 minuten bij een teamdag. Iets korter is uiteraard ook mogelijk bij een teamoverleg.

Wat ga je ervaren?

Veel. Heel veel. Dit is ook de bedoeling. Door te kapittelen zul je ervaren dat de inhoud van je reactie meer houd snijdt, dat je waarschijnlijk minder de behoefte voelt om te reageren en wellicht ook dat je ervaart dat je bijdrage er toe doet.

Sommigen van jullie gaan ervaren dat dit stil zijn echt bloed irritant is (en hebben daarmee een groot groeipotentieel in handen), anderen gaan ervaren dat de stiltes juist super zijn en hen rust geeft.

Je zult merken dat de felheid uit een discussie verdwijnt en dat er ruimte ontstaat om in plaats vanuit het HOOFD, meer vanuit het HART te gaan communiceren.

Je gaat ervaren dat het niet meer gaat om winnen of verliezen, de DEBATSTIJL. Maar dat het gaat om het goede voor dat moment, de DIALOOGSTIJL.

Je gaat ervaren dat er wezenlijke dingen gezegd gaan worden. Dat er gedragen standpunten naar voren komen. Dat een overleg of teamdag vele malen effectiever gaat zijn.

Kortom, het is mijns inziens een must voor ieder team om een overleg of teamdag te starten met een kapittelronde.

Maar zoals bij zoveel veel…ervaar het zelf. Ervaar of het voor jullie teamoverleg/dag werkt. Start er gewoon een keer mee. En mocht je de tijd hebben, laat je mij dan even weten hoe dit is gegaan?

Externe begeleiding nodig?

Zoek je voor een teamsessie of teamdag externe begeleiding? Schroom dan niet om mij en Frank hierover te benaderen op 06-51837131 of door een bericht te sturen via het contactformulier. Frank Hoes en ik hebben veel ervaring in het (gezamenlijk) begeleiden van teamdagen.

En je raadt het al: waar we in ieder geval mee starten is met kapittelen:-)

Ik wens je veel effectieve teamsessies toe!